Como iniciar o processo de certificação de um Sistema de Gestão na sua empresa

homem empreendedor com um laptop

Ao analisar o futuro da empresa, como parte do Planejamento Estratégico ou de outro viés, a alta direção pode enxergar a necessidade de conquistar um novo mercado; um novo cliente; ou a melhoria contínua de seu processo de produção e de desenvolvimento do seu serviço. É nesse momento que se vislumbra o próximo passo: ter um Sistema de Gestão baseado em Norma(s) ISO é fundamental para atingir tais propósitos.

O processo se inicia com a indicação de um profissional, geralmente da própria empresa, que será responsável por gerenciar o projeto. Para escolher esse líder, a alta direção deve buscar alguém que atenda às seguintes características, fundamentais para o sucesso da implementação:

  • Tem boa visão da organização;
  • É facilitador;
  • Estimula a participação;
  • Sabe ouvir;
  • Tem boa comunicação.

É recomendável que esse gerente inicie o trabalho para certificação partindo do item 6.3 da norma a ser implementada – relativo a Gerenciamento da Mudança – a fim de verificar como a organização se encontra quanto aos aspectos listados abaixo: 

  • Os colaboradores da empresa possuem conhecimento sobre o tema?
  • As instalações/equipamentos atendem às necessidades?
  • Há necessidade de treinamentos específicos?
  • Há necessidade de contratar uma consultoria?**
  • Há necessidade de contratação de funcionários?

A partir das respostas, ele deverá coordenar as seguintes atividades:

  • Montar uma equipe de implementação, com base no seu conhecimento sobre o processo que está liderando e sobre o perfil das partes envolvidas.
  • Realizar uma reunião com a equipe de implementação e com os gerentes das áreas, com o objetivo de traçar o Planejamento da implementação, utilizando as metodologias de Brainstorming e de 5W2H. Com essas duas ferramentas simples e eficazes de gestão, será possível registrar e organizar as perguntas mais importantes que irão definir os planos de ação.

**Obs.: Se houver necessidade de contratar uma consultoria, a reunião com a equipe deve ser realizada somente após essa contratação e já com a presença do consultor, que poderá participar como facilitador.

Após a elaboração do Planejamento, a equipe deve apresentá-lo para aprovação à alta direção, cujo aval permitirá o início da implementação, conforme estabelecido no plano. É imprescindível que o Líder do Projeto acompanhe de perto cada etapa, seja fazendo o devido monitoramento, verificando a eficácia do planejamento ou tomando as devidas providências caso as medidas idealizadas não se mostrem eficazes. 

Durante o processo, a equipe deve se reunir mensalmente para verificar o andamento da implementação. Assim, sempre que alguma inconformidade for detectada, o grupo poderá reagir rapidamente sobre soluções para que o Planejamento volte ao controle.

Essas são as principais ações de implementação que, quando bem executadas e finalizadas, garantirão à organização o sucesso de um Sistema de Gestão certificado.

Se você busca consultoria especializada para implementação ou adequação de um Sistema de Gestão na sua empresa, envie uma mensagem para o e-mail: plataformadagestao@gmail.com 📧

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